Executive Assistant og Office Leader til NSGO-CTU, Afdeling for Kræftbehandling på Rigshospitalet

Nordisk Selskab for Gynækologisk Onkologi - Clinical Trial Unit (NSGO-CTU) søger snarest muligt en skarp profil til at påtage sig rollen som Executive Assistant for NSGO-CTU’s Medical Director, samt som Office Leader på den administrative forskningsenhed (NSGO-CTU). Tiden vil være delt 50/50 mellem de to roller, men vil dog være flydende, da der er flere overlappende opgaver.

NSGO-CTU er en selvstændig organisation med kontor på Rigshospitalet, som hører under Center for Kræft og Organsygdomme.

NSGO-CTU sponsorerer, leder, og koordinerer kliniske forsøg indenfor gynækologiske kræftsygdomme i de nordiske lande, Baltikum, Europa, samt enkelte lande uden for Europa. Vi samarbejder bredt med internationale organisationer og forskningsgrupper, og er en aktiv del af European Network of Gynaecological Oncological Trial groups (ENGOT).

Hvert år organiserer og afvikler vi konferencer og møder med henblik på at fremme viden om gynækologisk cancer og behandlingsmuligheder.

Det overordnede ansvar for NSGO-CTU påhviler Medical Director (NSGO-CTU MD) overlæge Mansoor Raza Mirza (Rigshospitalet), samt Deputy Medical Director, afdelingslæge Kristine Madsen (Rigshospitalet).

Medical Director og Deputy Medical Director har det faglige ansvar på kontoret, hvor Office Leader vil have ansvaret for personalet og den daglige drift af kontoret. Du vil have et tæt samarbejde med kontorets 8 projektmedarbejdere, administrative personale og 4-5 deltids studentermedhjælpere. 

Arbejdsopgaver som Executive Assistant vil blandt andet bestå af følgende:

• Koordinere og planlægge kalender, herunder møder, konferencer og rejsearrangementer
• Administrere korrespondance, herunder e-mails, breve og telefonopkald
• Assisterende i koordinationen af kliniske forsøg og forskningsaktiviteter
• Håndtere fortrolige oplysninger og dokumenter med høj præcision og fortrolighed
• Udføre ad hoc-opgaver efter behov
• Bistand til Power point præsentationer til diverse oplæg
• Assistere med at arrangere større møder/konferencer i ind- og udland

Arbejdsopgaver som Office Leader vil blandt andet bestå af følgende:

• Daglig personaleledelse og personaleadministration
• Sikre medarbejder trivsel: Øge og fastholde et godt arbejdsmiljø, psykisk og fysisk, samt fremme medarbejdernes motivation
• Medarbejder udvikling; undersøge og introducere nye værktøjer til effektivisering af arbejdet på kontoret, samt generelt sikre at de nødvendige værktøjer er til rådighed
• Tovholder på MUS og årlige lønforhandlinger
• Løbende evaluering af arbejdsbyrde og arbejdsfordeling for den enkelte medarbejder, i tæt samarbejde med Medical Director og Deputy Medical Director
• Rekruttering af nye medarbejdere, samt onboarding af disse
• Webmaster for nsgo.org (Wordpress/Elementor)

Vi forestiller os, at du kommer med en baggrund indenfor koordination, administration og ledelse. Du behøver ikke have en sundhedsfaglig uddannelse, eller tidligere have arbejdet indenfor det sundhedsfaglige område. Det vigtigste er, at du har en positiv tilgang, og ikke er bange for at tillære dig ny viden. Du skal have lyst til at indgå i et lille og meget engageret team, med en flad struktur. Her er højt til loftet, og alle kan byde ind.

Derudover er du…

• God til at arbejde selvstændigt
• Har diplomatisk sans, og er god til at samarbejde
• Er struktureret og har godt overblik
• Har gode IT-kompetencer
• Har gode engelsk og danske kompetencer

Ansættelsesvilkår:

Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid er 37 timer, og arbejdstiden ligger i tidsrummet 8.00-16.30, men der er god mulighed for fleksibel arbejdstilrettelæggelse, og fast hjemmearbejdsdag.

Afhængig af de forskellige arbejdsopgaver, kan der i enkelte tilfælde være behov for at arbejdstiden inkluderer sene eftermiddage og/eller aftener. Udenlandsrejser af enkelte dages varighed kan blive aktuelt bl.a. i forbindelse med NSGO’s årsmøde, der afholdes på skift i de Nordiske lande.

Kontoret er placeret på Rigshospitalet, og løn og ansættelsesvilkår er i henhold til relevant overenskomst og Regionernes Lønnings- og Takstnævn.

Har du spørgsmål, eller ønsker yderligere informationer er du velkommen til at kontakte Medical Director Mansoor Raza Mirza på tlf.: 5196 3413 eller Deputy Medical Director Kristine Madsen på tlf.: 3545 3311

Send en motiveret ansøgning samt engelsk CV via linket senest d. 18. august 2024.

• Fakta

• Arbejdssted
  Rigshospitalet, Blegdamsvej
• Kontaktperson
  Mansoor Raza Mirza
• Adresse
  Blegdamsvej 9, 2100 København Ø
• Stillingstyper
  Lægesekretær
• Ansættelsesform
  Fast ansættelse
• Ugentlig arbejdstid
  Fuld tid
• Ansættelsens start
  01-10-2024
• Regionens jobnr.
  257529
• Quick-nr.
  465770
• Indrykningsdato
  31-07-2024
• Ansøgningsfrist
  18-08-2024 (udløbet)