Koordinerende lægesekretær, Socialmedicinsk Enhed

Koordinerende lægesekretær til Socialmedicinsk Enhed, Aalborg Universitetshospital

Socialmedicinsk Enhed, Aalborg Universitetshospital søger en erfaren og struktureret koordinerende lægesekretær til nyoprettet stilling pr. besættelse fra 1. oktober 2026.

Vil du være med til at sikre, at sekretariatet fungerer optimalt, og hjælpe vores voksende afdeling med at holde trit med udviklingen? Som koordinerende lægesekretær får du en central rolle, hvor du støtter afdelingens drift gennem koordinering og administrativt overblik.

Om stillingen

Som koordinerende lægesekretær på Socialmedicinsk Enhed får du et særligt ansvar for at sikre, at afdelingens "maskinrum" – vores tværgående sekretariat – fungerer optimalt hver dag. Du vil referere til chef på Socialmedicinsk Enhed og fungere som en uundværlig sparringspartner for ledelsen. Stillingen rummer varetagelse af kliniske lægesekretæropgaver og den administrative funktion.  Idet der er tale om en nyoprettet stilling, vil der ske løbende tilretning og

justering af ansvars- og opgavebeskrivelsen, ligesom fordelingen mellem klinisk arbejde og administrativt arbejde tilpasses.

Stillingen er unik, da den kombinerer det operationelle sekretariatsarbejde med koordinering af ressourcer, personaleadministration og procesoptimering. Du bliver en central figur i en enhed, der rummer 2 eksisterende afsnit: Socialmedicinsk Afsnit og Center for Funktionelle Lidelser og som samtidig står over for spændende forandringer i form af etableringen af to nye klinikker: Klinik for Komplekse Senfølger efter Kræft og Regional Ungeklinik samt flytning til Sygehus Syd i oktober 2026.

Dine primære ansvarsområder

Drift og personaleadministration:

• Personaleressourcer: Du hjælper med at få hverdagen til at gå op for sekretariatet ved at stå for det praktiske omkring arbejdstider, ferieplaner, afspadsering og lønregistrering.
• Ressourcekoordinering: Du bidrager til en hensigtsmæssig arbejdstilrettelæggelse ved at koordinere, prioritere og hjælpe med fordelingen af arbejdsopgaver i sekretariatet. Du spiller en central rolle i at sikre kontinuitet ved sygemeldinger og understøtter, at ressourcerne matcher den aktuelle opgavemængde.
• Personalemøder: Du deltager aktivt i planlægning og afvikling af personalemøder i den administrative gruppe og bidrager konstruktivt til beslutningsprocesserne.

Koordinering, kvalitetssikring og udvikling:

• Du medvirker til standardisering, beskrivelse og planlægning af sekretærernes opgaver.
• Procesoptimering: Du arbejder i tæt samarbejde med ledelsen og i løbende dialog med personalegruppen med henblik på at optimere og videreudvikle vores arbejdsgange.
• Du bidrager til at skabe kvalitet og sammenhæng i enhedens patientforløb.
• Du støtter op om at sikre korrekt patientregistrering og opgaveregistrering ifm. det kommunal-regionale samarbejde.
• Sparringspartner: Du fungerer som vigtig sparringspartner for ledelsen, hvor du bidrager med viden og specialeindsigt baseret på din løbende dialog med kollegerne.
• Implementering: Du holder dig opdateret på nye tendenser og medvirker aktivt til at implementere disse i vores daglige arbejde.

Klinisk og ekstern koordination:

• IT-superbruger: medansvarlig for at varetager tekniske opgaver som opsætning og konfiguration af software/hardware samt vejledning af klinikerne i IT-systemerne.
• Kommunalt samarbejde: Du er tovholder på vigtige samarbejdsflader og kommunikation med de nordjyske kommuner.
• Klinisk administration: Journalføring, registrering og sagshåndtering i Nord-EPJ, Book-Plan, SBSYS og EG-Sundhed.

Din profil

Vi søger en profil, der besidder både den administrative præcision og det organisatoriske overblik, der kræves for at koordinere en sekretariatsdrift. Du har kompetence til at koordinere lægesekretærernes arbejdsopgaver.

Vi forestiller os, at du:

• Er uddannet lægesekretær eller sundhedsadministrativ koordinator med erfaring i lignende koordinerende eller ledelsesstøttende roller.
• Er stærk i personaleadministration (planlægning, ferie, løn) og trives med at have ansvar for drift og ressourcer.
• Er en naturlig organisator, der kan prioritere komplekse opgaver og bevare overblikket, selv når ressourcerne er knappe.
• Er teknisk stærk (IT-superbruger) og har lyst til at understøtte arbejde med systemer som Book-Plan, Nord-EPJ, SBSYS, EG Sundhed og Excel.
• Er en kommunikativ stærk teamplayer, der kan bygge bro mellem ledelse, klinikere og eksterne samarbejdspartnere.
• Besidder høj integritet og evnen til at agere konstruktivt i en forandringsproces.

Hvad tilbyder vi?

Du bliver en del af et stærkt, tværfagligt miljø bestående af læger, psykologer, fysioterapeuter, sygeplejerske og forskere. Vi tilbyder:

• En nøglerolle med stor indflydelse på afdelingens administrative udvikling.
• En varieret og udfordrende hverdag, hvor du både varetager kliniske sekretæropgaver og kompleks koordinering.
• Et godt og fleksibelt arbejdsmiljø i en afdeling med fokus på helhedssyn og faglighed.

Om afdelingen

Socialmedicinsk Enhed består aktuelt af knap 40 medarbejdere (Socialmedicinsk Afsnit, Center for Funktionelle Lidelser og Klinik for Komplekse Senfølger efter Kræft). Herudover består enheden af et tværgående sekretariat og en forskningsenhed under ledelse af klinisk professor.

Afdelingens fundament beror på at se det hele menneske og have fokus på samspillet mellem helbred, de personlige forhold og omgivelsernes betydning for den enkeltes mulighed for at deltage og være aktiv i sit liv.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst for Sundhedsadministrativt personale indgået med HK. Stillingen er på 37 timer om ugen. Ansættelse pr. 1. oktober 2026 eller efter aftale.

Bemærk: I 2026 flytter Socialmedicinsk Enhed, Aalborg Universitetshospital ud på Sygehus Syd (Læs mere: Byg hospitalsbyen). Du vil derfor blive ansat med tjenestested på Havrevangen 1, 9000 Aalborg til og med 20. oktober, hvorefter tjenestestedet er Hobrovej 16, 9000 Aalborg.

Vil du vide mere?

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chef for Socialmedicinsk Enhed Malene Løgsted Nesgaard via sekretariatet på 97 66 41 40.

Vi ser frem til at modtage din ansøgning!

Ansøgning

Send din ansøgning, CV og eksamensbevis via linket senest tirsdag d. 28. juli 2026. Samtaler forventes afholdt d. 17.08.2026.

Vi ønsker en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund, og opfordrer alle kvalificerede til at søge uanset personlig baggrund.

• Fakta

• Arbejdssted
  Aalborg Universitetshospital
• Kontaktperson
  Malene Løgsted Nesgaard
  m.nesgaard@rn.dk
• Adresse
  Havrevangen 1, 9000 Aalborg
• Stillingstyper
  Lægesekretær
• Ansættelsesform
  Fast ansættelse
• Ugentlig arbejdstid
  Fuld tid
• Ansættelsens start
  01-10-2026
• Regionens jobnr.
  144224
• Quick-nr.
  494158
• Indrykningsdato
  09-07-2026
• Ansøgningsfrist
  28-07-2026